Lavoro. Il fascicolo del dipendente è riservato, solo copie autorizzate

Il Garante
interviene contro l’indebita diffusione di una lettera contenente dati personali
di una lavoratrice e di sua figlia disabile

I datori di lavoro pubblici e privati devono trattare e
conservare i dati dei loro dipendenti nel rispetto del diritto alla protezione
dei dati, adottando anche, a pena di sanzioni civili e penali, ogni idonea
misura di sicurezza per prevenire eventi lesivi della privacy. A maggior ragione
se tra le informazioni raccolte compaiono dati sensibili riferiti ad un minore.

Lo ha sottolineato il Garante accogliendo il ricorso di una
dipendente di una società che lamentava una grave violazione della propria
riservatezza personale e familiare. I fatti risalgono a dicembre dello scorso
anno quando la donna, che occupava temporaneamente la scrivania di un  collega,
alzando una cartellina  aveva trovato la fotocopia di una lettera da lei stessa
inviata al direttore dell’ufficio, nella quale erano riportate anche delicate
informazioni sulla condizione di  salute della  figlia minore disabile. Per due
volte si era rivolta all’amministrazione contestando l’indebita divulgazione
della lettera e chiedendo che tale condotta illegittima non venisse a ripetersi.
L’interessata chiedeva anche di conoscere in base a quale norma di legge la
lettera fosse stata conosciuta da terzi, addirittura in fotocopia, nonchè di
avere conferma dell’esistenza di dati personali in possesso della società e la
loro comunicazione in modo chiaro e dettagliato.

Non avendo ricevuto una adeguata risposta per iscritto ha
sottoposto il caso al Garante. L’Autorità ha  riconosciuto le ragioni  della
dipendente e ha  ordinato alla società di  astenersi dall’ulteriore 
trattamento illecito dei dati personali dell’interessata. Alla società è stato
anche imposto di  adottare tutte le misure di sicurezza idonee a prevenire il
ripetersi di eventi del genere.
Secondo il Garante la presenza ingiustificata di tale fotocopia contenente dati
sensibili della dipendente e della figlia minore, al di fuori del fascicolo
personale e comunque in un contesto non appropriato, contrasta con la disciplina
sulla protezione dei dati personali ed in particolare con  le prescrizioni e le
cautele indicate nell’autorizzazione generale che disciplina il trattamento dei
dati sensibili nei rapporti di lavoro e  con le disposizioni in materia di
misure di sicurezza. Va ricordato, peraltro, che i dati sensibili devono essere
conservati in una sezione separata del fascicolo personale ed essere accessibili
solo al personale autorizzato.

La società, che non ha contestato la ricostruzione della vicenda
fatta dalla dipendente, ha avviato una indagine interna, non ancora conclusa, i
cui esiti dovranno essere  comunicati al Garante per la valutazione di altre
eventuali violazioni e determinazioni di competenza.

La società dovrà anche far conoscere al Garante le misure di
sicurezza adottate e  le disposizioni impartite al personale per una doverosa
protezione dei dati.  Alla società sono state infine addebitate le spese del
procedimento da rifondere direttamente alla dipendente.

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