Per i notai in arrivo un decalogo semplificato. Presto sintetizzate modalità agevoli di gestione
I notai
potranno disporre di nuovi suggerimenti e indicazioni pratiche per completare in
modo semplificato l’attuazione del Codice in materia di protezione dei dati
personali. Come annunciato dal Segretario generale del Garante, Giovanni
Buttarelli al recente Congresso nazionale dei notai, si avrà presto un breve
decalogo, messo a punto in collaborazione da Garante e Consiglio nazionale, che
riassumerà le "regole del giuoco" al fine di permettere alla categoria di
perseguire gli scopi professionali, tenendo conto delle regole già stabilite
che assicurano riservatezza e pubblicità. Saranno previste brevi informative
alla clientela in forma sintetica e colloquiale. Non ci sarà alcun obbligo di
sostituire con codici identificativi i nomi delle parti sui fascicoli. Verranno
ricordati i vari presupposti del trattamento equipollenti al consenso
dell’interessato. Si forniranno, inoltre, altre indicazioni pratiche per
adempiere agevolmente all’adozione delle misure di sicurezza (graduate secondo
la delicatezza delle informazioni) e alla redazione, nel caso di trattamento di
dati sensibili e/o giudiziari in via informatica, del documento programmatico
(dps) entro il 30 giugno 2005.
Le
indicazioni sono contenute in un parere del Garante reso nei giorni scorsi al
Consiglio nazionale del notariato in risposta ad alcuni quesiti formulati sulla
corretta applicazione della normativa da parte dei notai. La disciplina sulla
protezione dei dati personali non pone in discussione la peculiarità della
funzione notarile e si affianca alle regole generali sul segreto professionale
per assicurare l’integrità e la disponibilità dei dati, indicando come debbano
essere custoditi e trattati in concreto. Da questa disciplina i notai possono
trarre vantaggi, svolgendo la professione in condizioni operative più sicure.
Oltre
all’adozione delle cosidette "misure minime", ai notai, in qualità di titolari
del trattamento, spetta predisporre ogni altra misura di sicurezza necessaria
per ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato, distruzione o
perdita, anche accidentale di dati personali.
Una prima guida
operativa è già disponibile sul sito dell’Autorità per agevolare la
redazione del dps, ma il Garante si è impegnato a collaborare per varare presto
un decalogo ad uso pratico sui principali adempimenti in materia di privacy
nello svolgimento dell’attività notarile. Importanti chiarimenti sono stati
già anticipati per confermare l’esclusione dalla notificazione di larghissima
parte dei trattamenti effettuati. Alcune prime indicazioni sono state fornite
anche per cio’ che riguarda i tempi di conservazione di dati e
documenti. E’ già chiaro, infine, che non occorre sostituire il nome delle
parti sul fascicolo cartaceo con un codice identificativo: è sufficiente
adottare opportune precauzioni per rendere la documentazione accessibile solo al
personale autorizzato.