Pa: attenzione ai fax inviati ai cittadini sull’utenza aziendale

hqdefaultLe pubbliche amministrazioni devono fare attenzione a non inviare comunicazioni ai cittadini usando il fax dell’azienda in cui questi lavorano. In mancanza di una norma di legge o di regolamento o di specifiche indicazioni dell’interessato, la comunicazione è illecita.

Lo ha ricordato [doc. web n. 2339462]il Garante per la protezione dei dati personali che ha imposto ad un Comune veneto di adottare opportune cautele per prevenire in futuro la conoscibilità ingiustificata dei dati personali dei cittadini da parte di soggetti diversi dai destinatari.

Il Garante è intervenuto a seguito della segnalazione di una donna che si era vista inviare al recapito della società presso cui lavorava un fax contenente dati personali riguardanti un contenzioso in corso con la sua amministrazione comunale. Interpellato dal Garante, il sindaco si era giustificato affermando che il numero di fax utilizzato era stato precedentemente usato più volte sia dalla donna sia dal marito per comunicazioni dirette al Comune, facendo supporre che l’utenza fosse nella piena disponibilità dell’interessata e a suo uso esclusivo. La donna, invece, non aveva disposto che le comunicazioni le venissero inviate a quel numero di fax, ma aveva indicato quale recapito unicamente il proprio domicilio.

Nel decidere sul caso, l’Autorità ha innanzitutto osservato che, sulla base di quanto stabilito dal Codice privacy, l’invio di una comunicazione, specie se tramite fax, da parte di un soggetto pubblico ad un soggetto privato diverso dal destinatario è ammesso solo se previsto da un norma di legge o di regolamento o se esplicitamente disposto dall’interessato. Dal momento che tali presupposti sono risultati assenti, il trattamento di dati effettuato dal Comune è da considerarsi illecito.

Il Garante ha dunque prescritto al Comune di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte dei soggetti diversi dai destinatari, specie in caso di invio tramite fax, riservandosi di valutare eventuali profili sanzionatori.

Allegato:

Comunicazione di dati personali all’utenza: il Comune non può utilizzare fax aziendali per la trasmissione – 14 febbraio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 65 del 14 febbraio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito “Codice”);

VISTA le note con le quali la sig.ra XY (e-mail del 17 settembre e del 10 ottobre 2012) ha lamentato l’invio tramite fax da parte del Comune di Veronella di taluni solleciti di pagamento, relativi a contenziosi in materia di imposta comunale sugli immobili che la riguardano, presso la KW s.r.l., ditta dove l’interessata medesima è impiegata;

VISTA la nota dell’Ufficio (prot. n. 24266/82487 del 1° ottobre 2012) con la quale è stato chiesto al Comune di Veronella di fornire ogni informazione utile alla valutazione del caso;

VISTA la nota con la quale il Sindaco del Comune di Veronella (prot. n. 6855 del 29 ottobre 2012) ha rappresentato che “L’Ente ha utilizzato il numero di fax, oggetto della presente questione, perché tale numero risultava indicato (e inviato da KW) nella richiesta inviata dalla ricorrente al Comune su carta intestata alla stessa …. Il medesimo numero di fax, inoltre, è stato utilizzato dal sig. ZK marito della ricorrente e dipendente del Comune di Veronella (e non della ditta KW!) per numerose e diverse comunicazioni inviate al Comune stesso, ingenerando quindi nell’Ente la convinzione dell’utilizzo lecito di tale numero … L’Ente, pertanto, ha ritenuto che il numero di fax aziendale – da cui tanti fax sono stati inviati dalla ricorrente agli uffici comunali – fosse nella piena disposizione della Signora, a suo uso esclusivo, e a sua disposizione per motivi personali … Si evidenzia altresì che la stessa ricorrente non ha mai precisato che stava utilizzando un fax del centralino della ditta in cui lavorava ed anzi si serviva dello stesso, altresì, per inviare note riservate sottoscritte dal marito. Nessuno dei due ha mai precisato all’Ente di evitare di riscontrare le comunicazioni da essi spedite a tale numero di fax”;

CONSIDERATO che la questione in esame concerne la trasmissione da parte di un comune di documentazione contenente dati personali della segnalante relativa a contenziosi in materia di imposta comunale sugli immobili tramite fax presso la KW s.r.l. dove l’interessata stessa è impiegata e che tale flusso di dati personali configura, ai sensi del Codice, una comunicazione di dati personali da parte di un soggetto pubblico a un soggetto privato, operazione ammessa unicamente quando è prevista da una norma di legge o di regolamento (art. 19, comma 3, Codice);

VISTO che l’utilizzo del fax come mezzo di comunicazione è consentito dalla legge, nel rispetto del diritto alla protezione dei dati personali degli interessati (v. artt. 38, comma 1, e 43, comma 6, d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; art. 2, comma 5, legge 15 maggio 1997, n. 127);

VISTO che il trattamento dei dati personali deve essere effettuato nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, Codice);

CONSIDERATO che, nel ricorrere a tale specifica modalità di inoltro delle comunicazioni, il Comune di Veronella, quale titolare del trattamento, era tenuto ad adottare opportune cautele al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte di soggetti diversi dai destinatari e, contestualmente, di favorire la conoscenza dei documenti esclusivamente da parte delle sole persone a ciò legittimate;

RILEVATO dalla corrispondenza in atti intercorsa tra la sig.ra XY e il Comune di Veronella in ordine al contenzioso in questione che, sebbene nell’intestazione dei messaggi inviati al predetto Comune dalla segnalante medesima la KW s.r.l. risultava quale postazione mittente, figurandovi il relativo numero di fax, l’interessata ha indicato esclusivamente il proprio domicilio quale recapito per trasmettere eventuali comunicazioni, senza mai fare riferimento al numero di fax della suddetta Società;

RITENUTO che, per il semplice fatto che la KW s.r.l. figurava quale postazione mittente nei messaggi inviati dalla sig.ra XY al Comune di Veronella, quest’ultimo non avrebbe dovuto desumere che il relativo numero di fax fosse nell’esclusiva disponibilità dell’interessata e che potesse pertanto costituire un recapito cui indirizzare legittimamente le suddette comunicazioni riguardanti il contenzioso in corso in materia di imposta comunale sugli immobili; ciò, avuto riguardo alla circostanza che l’interessata ha indicato esclusivamente il proprio domicilio quale recapito per trasmettere eventuali comunicazioni, senza mai fare riferimento al numero di fax della predetta Società;

CONSIDERATO pertanto che, dalla documentazione in atti, in relazione alla vicenda segnalata, l’utilizzo del fax risulta effettuato da parte del Comune di Veronella in modo eccedente lo scopo in quanto le comunicazioni indirizzate alla sig.ra XY sono state inviate mediante l’utilizzo del fax, al recapito di un soggetto privato diverso dall’interessata, difformemente da quello indicato dalla legittima destinataria, senza peraltro adottare le più opportune cautele per prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte di terzi;

CONSIDERATO che l’invio al numero di fax della KW s.r.l. da parte del Comune di Veronella della documentazione riguardante la sig.ra XY, riguardante contenziosi in materia di imposta comunale sugli immobili, non risulta conforme né ai presupposti stabiliti dal Codice, né alle citate norme di settore vigenti;

RILEVATA, pertanto, per i profili di competenza in materia di protezione dei dati personali, l’illiceità del trattamento effettuato dal Comune di Veronella in relazione alla comunicazione di dati personali relativi la sig.ra XY in violazione dell’art. 19, comma 3, del Codice, in quanto il predetto Comune avrebbe dovuto, ai fini dell’invio delle comunicazioni in questione, trasmettere la documentazione esclusivamente al recapito espressamente indicato dalla sig.ra XY e non al numero di fax della KW s.r.l. senza una specifica indicazione in tal senso;

RISERVATA, con autonomo provvedimento, la verifica dei presupposti per contestare al Comune di Veronella la violazione amministrativa concernente la comunicazione di dati personali a terzi in mancanza di idonei presupposti normativi (artt. 19, comma 3, 162, comma 2-bis e 167 del Codice);

VISTO che il Garante ha il compito di prescrivere, anche d’ufficio, le misure necessarie o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti (artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), Codice);

RILEVATA, pertanto, la necessità di prescrivere al Comune di Veronella, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte di soggetti diversi dai destinatari, specie qualora sia utilizzato il fax quale strumento di comunicazione;

TENUTO CONTO che, ai sensi dell’art. 162, comma 2-ter del Codice, in caso di inosservanza del presente provvedimento, è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila a centottantamila euro;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIO’ PREMESSO IL GARANTE

ritenuto illecito il trattamento dei dati effettuato dal Comune di Veronella nella parte in cui ha trasmesso via fax alla KW s.r.l. la documentazione contenente dati personali concernenti il contenzioso in corso in materia di imposta comunale sugli immobili riguardante la sig.ra XY, prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, al Comune di Veronella di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte di soggetti diversi dai destinatari specie qualora sia utilizzato il fax quale strumento di comunicazione.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all’autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 14 febbraio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia


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